Come organizzare in maniera funzionale il lavoro in ufficio: 5 suggerimenti pratici
In un mondo sempre più competitivo e globalizzato, non sorprende che le piccole e medie imprese che caratterizzano il sistema economico italiano abbiano faticato particolarmente a resistere ai gravi colpi inferti dalla recessione che negli ultimi anni si è abbattuta sul paese. La riduzione dei finanziamenti concessi dagli enti bancari, il costante incremento della pressione fiscale e la contrazione dei consumi hanno reso ancora più difficile reggere il confronto con realtà produttive estere, più dinamiche e vitali.
Uno degli aspetti fondamentali che minano l’operato delle PMI italiane riguarda la gestione delle risorse umane e, più in generale, l’ottimizzazione delle attività che quotidianamente vengono svolte all’interno degli uffici. Tramite un’attenta pianificazione del lavoro, lo studio di soluzioni finalizzate a incentivare e motivare i dipendenti e il ricorso ai migliori strumenti messi a disposizione dalle moderne tecnologie, è possibile riuscire a contenere sensibilmente i costi e migliorare di molto il rendimento aziendale.
Di seguito, si procede con l’analisi di 5 interessanti fattori che insieme, ma anche separatamente, possono concorrere a rendere più funzionali tutte le attività che si svolgono all’interno di un ufficio.
Delegare parte delle attività a soggetti terzi
L’Italia è un paese caratterizzato da un sistema burocratico molto complesso, che spesso costringe le realtà commerciali a dare vita a interi reparti amministrativi, impegnati esclusivamente nella gestione dei documenti e nel calcolo dei versamenti fiscali.
La soluzione più pratica per ovviare a questo problema consiste nell’affidare la gestione delle attività amministrative di routine ad un’azienda terza che offra questo tipo di servizi. Ad esempio, ci si può rivolgere ad uno studio di consulenza del lavoro allo scopo di ridurre il costo relativo all’elaborazione delle buste paga affidando questo oneroso incarico ad un personale in possesso di una lunga esperienza nel suddetto campo.
Stabilire procedure standard
Fare in modo che tutti i dipendenti possano accedere a procedure precise e standardizzate per lo svolgimento delle principali attività portate avanti dall’azienda è un ottimo modo per ridurre i tempi morti delle fasi di lavorazione, mettere i lavoratori nelle condizioni di portare a termine in totale autonomia gli incarichi assegnati e sviluppare sempre in modo coeso i progetti che si articolano in diverse fasi e vedono coinvolti più professionisti.
Coltivare il rapporto con i lavoratori
Un personale soddisfatto del proprio lavoro e dell’ambiente all’interno del quale esso si svolge è un personale più produttivo e disposto a venire incontro alle esigenze dell’azienda: per questo motivo, è sempre molto importante curare il cosiddetto “sentiment” ovvero l’opinione che i dipendenti nutrono nei confronti del proprio operato e di quello dell’azienda.
In questa ottica, si può scegliere di promuovere attività volte a migliorare i rapporti tra i colleghi, studiare incentivi e premi di produzione, ma anche semplicemente cercare di rendere più accogliente l’ambiente di lavoro, ad esempio creando una piccola area dedicata al relax e arricchita con passatempi di gruppo, come un classico biliardino.
Migliorare la comunicazione con il pubblico…
Se l’azienda che stiamo prendendo in considerazione offre servizi al pubblico, è essenziale curare con molta attenzione i vari canali che oggi i consumatori si aspettano di poter utilizzare.
Nessuna azienda, indipendentemente dalle dimensioni, può rinunciare alla visibilità offerta da un sito web dedicato, come pure dalla possibilità di tenersi in contatto con i propri clienti attraverso il valido strumento delle newsletter oppure sfruttando i social network: anche nell’era digitale, la pubblicità rimane l’anima del commercio, con il grande vantaggio che i costi delle risorse web risultano essere molto contenuti rispetto a quelli di posta, giornali, radio e televisione.
…e quella tra i dipendenti
Un ufficio non può essere efficiente se i dipendenti non sono messi nelle condizioni di comunicare tra di loro in modo semplice e veloce. Telefono ed e-mail sono sistemi pratici, ma spesso molto dispersivi e responsabili di lunghi e dispendiosi, almeno dal punto di vista dei tempi, carteggi digitali.
Oggi, esistono molte soluzioni che permettono di ottimizzare anche questo aspetto della vita lavorativa all’interno di un ufficio. Tra quelli di maggior successo troviamo le cosiddette “chat aziendali”, sistemi che permettono di comunicare da computer a computer in modo diretto, consentendo rapidi scambi di informazioni e continui aggiornamenti sull’avanzamento delle attività.
